Orden de compra y su aprobación

La orden de compra es el compromiso con el proveedor: qué le pides, cuánto y a qué precio. Todo lo que pasa después (la recepción en el almacén, la factura del proveedor, el pago) se compara contra ella. Una orden bien hecha ahorra discusiones con el proveedor y con contabilidad.

Antes de empezar

• El proveedor existe en Tercero, con su RIF y sus datos fiscales.
• Los productos existen y tienen precio en la lista de precios de compra.
• Si alguien de otra área te pidió la compra, quizás ya hay una solicitud de compra (ver al final).

Crear y completar una orden de compra, en un minuto. Sin sonido: los pasos aparecen en pantalla.

Parte 1. Crear la orden

1. Abre Compras › Órdenes de compra y pulsa Nuevo (Alt+N).

2. Elige el Tercero (el proveedor). FINORA trae su dirección, su lista de precios y su moneda.

3. Revisa el Almacén donde se va a recibir y la Fecha Prometida. Elige el Representante Compañía (tú, el comprador: el sistema te avisa a ti si algo no cuadra después). Guardar (Alt+S).

4. En la pestaña de líneas pulsa Nuevo. Elige el Producto, escribe la Cantidad y revisa el Precio. Guardar. Repite por cada producto.

5. Revisa el total, pulsa Proceso (Alt+O) y elige Completar.

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Una orden de compra completada, lista para que el almacén la reciba. El resumen de arriba a la derecha da las líneas y el total.

1. 1El proveedor
2. 2El almacén donde se va a recibir

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Parte 2. Cuando la orden supera tu monto: la aprobación

Si tu empresa activó la aprobación por monto, cada rol tiene un monto de aprobación en dólares. Si el total de la orden lo supera, al completar verás:

La orden de compra supera su monto de aprobación: requiere aprobación

No es un error tuyo: es el control. Entonces:

1. Avisa a tu gerente (o a quien tenga un monto mayor).
2. Esa persona abre Compras › Aprobar orden de compra, elige la orden y pulsa Aceptar. FINORA anota quién aprobó y cuándo.
3. Vuelve a la orden y Completa.

Quien crea no aprueba

Nadie aprueba su propia orden (No puede aprobar un documento que usted creó), salvo que su rol lo permita expresamente. Y si después de aprobada alguien cambia las líneas y sube el total, la orden vuelve a pedir aprobación.

Parte 3. Lo que pasa después: la conciliación de tres vías

Cuando llega la factura del proveedor, FINORA compara tres cosas: lo que pediste (la orden), lo que llegó (la recepción) y lo que te cobran (la factura). Si no cuadran más allá de la tolerancia, la línea aparece en Compras › Excepciones de conciliación:

Excepción	Qué pasó
Precio	Te facturan a un precio mayor que el de la orden (por defecto, más de 2 % o USD 5 por unidad)
Cantidad	Te facturan más unidades de las que llegaron
No recibido	Te facturan algo que el almacén no ha recibido
Sobre-recepción	El almacén recibió más de lo pedido
Total	El total de la línea difiere de lo esperado (por defecto, más de 1 % o USD 10)

Si la diferencia es aceptable (por ejemplo, el proveedor avisó de un aumento), alguien con monto suficiente, que no sea quien registró la factura, usa Compras › Aceptar excepción de conciliación y escribe una nota que explique por qué.

Si la compra empezó con una solicitud

Cuando otra área te pide algo, lo registra en Compras › Solicitudes de compra. Esa solicitud tiene su propia aprobación por monto, y cuando está aprobada tú la conviertes en orden con Compras › Crear OC desde solicitudes.

Qué sigue

• El almacén recibe la orden: Recibir mercancía.
• Si es una compra al exterior: Expediente de importación.
• Para que el sistema te proponga qué comprar: Reposición automática.