Configurar la flota y los choferes

Antes del primer viaje, el sistema necesita saber con qué se reparte (vehículos), quién reparte (choferes), cómo llega la posición (teléfonos o rastreadores) y a dónde se va (coordenadas de los clientes). Todo eso se registra una vez y se mantiene al día.

Antes de empezar

El administrador ya preparó el módulo para tu empresa: los catálogos de Transporte (FINORA) › Configuración vienen con valores iniciales que puedes editar. Si tu empresa no los cambió, trae tipos de vehículo (moto, carro, van, camión 350, camión 750 y gandola, cada uno con su capacidad y la licencia que exige), tipos de licencia, documentos del vehículo (título y RCV bloquean al vencer; revisión, permiso de carga, sanitario y póliza de carga no), requisitos del chofer (certificado médico y cédula, ambos bloqueantes), grupos de carga y motivos de falla.

Parte 1: los vehículos

1. Abre Transporte (FINORA) › Flota › Vehículos y crea un registro.

2. Escribe la Placa. El sistema la guarda en mayúsculas, sin espacios ni guiones; debe tener de 5 a 10 letras y dígitos y no repetirse en tu empresa.

3. Elige el Tipo de vehículo y llena Peso útil (kg), Volumen útil (m³) y, si aplica, Paletas. Con esos números el sistema decide si la carga de un viaje cabe.

4. En Propiedad indica si es Propio, De tercero o Alquilado. Si no es propio, indica el transportista y el Dueño.

5. Completa marca, modelo, año, seriales y el Odómetro (km) actual, y guarda.

6. En la pestaña Documentos, registra cada documento con su número, fecha de emisión y vencimiento (por ejemplo, la póliza RCV).

7. Si el vehículo tiene divisiones, regístralas en la pestaña Compartimentos, con su capacidad y su grupo de carga.

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Un vehículo de ejemplo con su capacidad y su odómetro.

1. 1Placa
2. 2Tipo de vehículo
3. 3Capacidad: peso, volumen y paletas
4. 4Odómetro actual

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Los documentos del vehículo, cada uno con su vencimiento.

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Un documento bloqueante vencido a la fecha del viaje impide asignar el vehículo. El sistema avisa cuando un documento está por vencer (15 días antes, salvo que tu empresa cambie ese plazo).

El odómetro no retrocede. Si se cambió o reinició el odómetro del vehículo, marca Odómetro reiniciado al guardar la lectura menor; vale para esa sola lectura.

Parte 2: los choferes

Cada chofer necesita un tercero (la persona) y un usuario (con el que entra a la app). El usuario se crea en la ventana de usuarios de iDempiere; si no tienes acceso a ella, se lo pide al administrador.

1. Crea o busca el tercero del chofer.

2. Crea su usuario y asígnale solo el rol «Tu empresa Transporte Chofer». Ningún otro rol: así su sesión no abre más que lo que necesita la app. La clave inicial se le entrega al chofer por un canal seguro y no se escribe en ningún mensaje ni documento.

3. Abre Transporte (FINORA) › Choferes › Choferes, crea el chofer y enlaza el tercero, el usuario y su teléfono. Cada tercero puede ser chofer una sola vez.

4. En la pestaña Licencias, registra la licencia con su tipo, número y vencimiento. Debe ser del tipo que exige el tipo de vehículo que va a manejar (por ejemplo, en los valores iniciales el tipo C350 exige la licencia LIC4).

5. En la pestaña Requisitos, registra el certificado médico, la cédula y los demás requisitos con su vencimiento.

Un requisito o una licencia vencidos a la fecha del viaje impiden asignar al chofer. Un chofer inactivo, o con estado Inactivo o Bloqueado, no puede usar la app: todas sus llamadas responden que está fuera de alcance.

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El chofer enlazado a su tercero, su usuario y su teléfono.

1. 1El tercero del chofer
2. 2Su usuario, solo con el rol de chofer
3. 3Su teléfono

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La licencia del chofer: debe ser del tipo que exige el vehículo.

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Parte 3: el teléfono o el rastreador GPS

1. Abre Transporte (FINORA) › Flota › Dispositivos GPS y crea un registro.

2. En Id del dispositivo escribe exactamente el identificador que el teléfono o el rastreador informa al servidor de posiciones. Es único entre todas las empresas. Para el teléfono del chofer, la app lee ese identificador del sistema, así que no hay que teclearlo en el teléfono.

3. En Origen elige App del chofer (y enlaza el chofer) o Rastreador GPS (y enlaza el vehículo).

4. Guarda. El sistema abre una asignación vigente (pestaña Asignaciones) y registra el dispositivo en el servidor de posiciones. Cuando lo logra, llena Id en Traccar.

Si Id en Traccar quedó vacío, el servidor de posiciones no respondió: cambia el nombre del dispositivo y guarda otra vez para reintentar. Las posiciones con hora anterior a la asignación no se asignan a ningún viaje.

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El teléfono del chofer registrado como dispositivo GPS, con su última posición.

1. 1El identificador exacto del teléfono o rastreador
2. 2App del chofer o rastreador GPS
3. 3El chofer (o el vehículo)

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Parte 4: las coordenadas de los clientes

La ruta necesita las coordenadas del almacén de origen y de cada dirección de entrega.

1. Ejecuta Transporte (FINORA) › Planificación › Geocodificar direcciones. Con Tercero vacío busca todas las direcciones; con un tercero, solo las suyas.

2. Lee el resultado: «Direcciones geocodificadas: N de M».

3. Corrige a mano las que no se encontraron: en la dirección, escribe la latitud y la longitud en grados y marca la calidad Exacta (manual o en sitio).

Una coordenada Exacta nunca se sobrescribe, ni por el proceso ni al volver a geocodificar. Las direcciones sin resultado quedan Sin resultado y no se reintentan solas; Sobrescribir aproximadas borra las de calidad Calle o Ciudad y las vuelve a buscar. El chofer también puede corregir la coordenada de un destino desde la app al entregar, si su GPS tiene una precisión de 30 m o mejor.

Errores frecuentes

Mensaje o síntoma	Por qué	Qué hacer
«Placa inválida: de 5 a 10 letras A-Z y dígitos»	La placa tiene menos de 5 o más de 10 caracteres, o símbolos	Escríbela solo con letras y dígitos
«El odómetro no puede retroceder»	La lectura nueva es menor que la última	Corrige la lectura, o marca Odómetro reiniciado si de verdad se cambió el odómetro
El chofer no puede iniciar sesión en la app	Su usuario no tiene el rol Chofer, o el chofer no está enlazado a ese usuario	Revisa el rol del usuario y el campo usuario en Choferes
La app dice que el chofer está fuera de alcance en todo	El chofer está inactivo, bloqueado o sin usuario enlazado	Reactívalo o enlaza su usuario
La app no recibe el identificador del dispositivo	El chofer no tiene un dispositivo activo	Crea su dispositivo (Parte 3)

Para retirar a un chofer o un teléfono

• Chofer: desactívalo en Choferes; desde su siguiente llamada la app le responde que está fuera de alcance. Pide al administrador que le quite el rol y, si hace falta cortar la sesión abierta, que revoque sus sesiones y cambie su clave.
• Teléfono: desactiva el dispositivo; sus posiciones se descartan.

Siguiente paso

Con flota, choferes y coordenadas listos, planifica tu primer viaje.