Los reportes de nómina

Antes de empezar

Tu rol es el de Recursos Humanos de tu empresa: en el menú ves Nómina › Reportes de nómina, con dos carpetas, Básicos y Avanzados. Los reportes leen lo que la nómina ya calculó: no calculan nada de nuevo.

FINORA trae 14 reportes de nómina listos para usar. Cada uno sale en PDF para imprimir o archivar, en Excel para seguir trabajando los números, o en CSV para cargarlo en otro sistema. Los cinco básicos sirven para revisar y pagar cada corrida. Los nueve avanzados sirven para analizar un período, cuadrar las declaraciones y responder preguntas de la gerencia.

Ejecutar un reporte

1. Abre Nómina › Reportes de nómina y entra en Básicos o Avanzados.
2. Pulsa el reporte. Se abre un diálogo con sus parámetros: los obligatorios están marcados, y si dejas vacío uno opcional, el reporte toma todos (todos los departamentos, todos los trabajadores).
3. En Formato de salida elige:
   • PDF: hoja A4 con el logo y el RIF de la empresa, los parámetros usados, subtotales por grupo, total general y, al pie, «Página X de Y», el usuario, la fecha y una huella de los datos.
   • Excel: la misma tabla con montos #.##0,00, fechas dd/mm/aaaa, encabezado fijo, filtros y subtotales.
   • Excel con plantilla: el Excel con el diseño que tu empresa le haya dado al reporte, si le hizo una plantilla.
   • CSV: separado por punto y coma y con coma decimal, para que Excel en español lo abra bien.
4. Pulsa OK. El archivo se descarga con el código del reporte, la fecha y la hora en el nombre.

Las cuentas bancarias nunca salen completas

Los reportes que muestran la cuenta del trabajador la enmascaran: los 4 primeros dígitos (el banco), asteriscos y los 4 últimos (0102************1234). Así puedes compartir la relación con Tesorería o con la gerencia sin exponer las cuentas.

Reglas que comparten todos

• Corridas anuladas: nunca cuentan.
• Reportes de una corrida (los básicos y el comparativo): aceptan también una corrida en borrador, para revisarla antes de completarla.
• Reportes de un período (costo, acumulado, aportes): solo suman corridas completadas, por su fecha de pago. Una nómina pagada el 1 de noviembre pertenece a noviembre, aunque sea la segunda quincena de octubre.
• Departamento, cargo y centro de costo: en los reportes de corridas son los que tenía el trabajador cuando se calculó la corrida. Si después cambió de departamento, la historia no cambia.
• El trabajador: sale con su cédula (V-12345678) y su nombre legal, igual que en el recibo de pago.
• Asignaciones: incluyen lo salarial, lo no salarial (cestaticket) y los pagos de libro de una liquidación (prestaciones e indemnización). Neto = asignaciones − deducciones. Los aportes patronales son un costo de la empresa y no tocan el neto.

Los cinco básicos

Resumen de la corrida

Una línea por trabajador con lo que cobra y lo que le cuesta a la empresa, con subtotales por departamento. Es el reporte para revisar la pre-nómina antes de completarla.

Parámetro
Corrida de nómina	Obligatorio
Departamento	Opcional

Columnas: departamento, cédula, trabajador, cargo, asignaciones, deducciones, neto a pagar y aportes patronales.

Detalle de conceptos por trabajador

Cada concepto calculado a cada trabajador, como en el recibo, agrupado por trabajador. Incluye una columna Provisión con los movimientos de libro (garantía de prestaciones, fracciones) que el recibo no muestra porque no se pagan ese día. Sirve para responder «¿por qué este trabajador cobró esto?».

Parámetros: corrida (obligatorio), trabajador y departamento (opcionales).

Totales por concepto

Una línea por concepto con su clase, cuántos trabajadores lo tienen, la cantidad (días u horas) y el monto, con subtotales por clase. Es el reporte para cuadrar contra el asiento contable de la corrida.

Parámetro: corrida (obligatorio).

Trabajadores activos

La plantilla vigente en una fecha: ingreso, nómina, cargo, salario mensual vigente ese día, tipo de salario, banco y cuenta enmascarada, por departamento. Si dejas la fecha vacía, toma la de hoy. El salario sale del historial salarial: un aumento con fecha futura no aparece hasta esa fecha.

Parámetros: nómina, departamento y fecha (todos opcionales).

Relación de pagos por banco

El neto a abonar de cada trabajador de una corrida, agrupado por el banco de su cuenta, con el subtotal de cada banco. Acompaña al archivo del banco y sirve para separar el fondeo cuando la empresa paga desde varios bancos. Los trabajadores sin cuenta salen agrupados en Sin cuenta bancaria: hay que pagarles por otra vía o registrarles la cuenta antes de generar el archivo.

Parámetros: corrida (obligatorio), banco (opcional).

Los nueve avanzados

Costo laboral por departamento y centro de costo

Lo que costó la gente en un rango de fechas: asignaciones más aportes patronales, por departamento y centro de costo, con el número de trabajadores. No incluye las provisiones (prestaciones, utilidades y vacaciones por pagar); esas las ves en la contabilidad.

Parámetros: pagadas desde y hasta (obligatorios), departamento y centro de costo (opcionales).

Acumulado anual por trabajador y mes

Por cada trabajador, una línea por mes del año con las asignaciones, deducciones, neto, ISLR retenido y aportes patronales. El subtotal de cada trabajador es su total del año. Úsalo para constancias de ingresos y para revisar el ISLR antes del ARC.

Parámetros: año (obligatorio), trabajador y departamento (opcionales).

Comparativo entre corridas

Compara el neto de cada trabajador en dos corridas, A y B, por ejemplo una quincena contra la anterior. Muestra la variación en bolívares y en porcentaje, y una situación: En ambas, Alta (solo está en B: ingresó) o Baja (solo está en A: egresó o no se le pagó). Antes de completar una quincena, una variación grande en En ambas casi siempre es una novedad mal cargada.

Parámetros: corrida A y corrida B (obligatorios).

Aportes y retenciones legales del mes

Por trabajador, lo retenido al trabajador y lo aportado por la empresa en el mes: SSO del IVSS, Régimen Prestacional de Empleo, FAOV, INCES, la contribución de pensiones (solo patronal) y el ISLR retenido, con el total de cada parte. Sirve para cuadrar cada declaración del mes antes de presentarla: la factura del IVSS, el FAOV de BANAVIH, pensiones e ISLR.

Parámetro: mes en formato aaaamm, por ejemplo 202610 (obligatorio).

Caution

El mes es el de la fecha de pago de las corridas, el mismo criterio de Declaraciones de nómina. Si tu contador declara por el mes en que se causó el salario, revisa las corridas pagadas a inicios de mes.

Prestaciones sociales a la fecha

Por trabajador: días abonados, garantía y días adicionales acumulados, anticipos, ajustes y liquidación, saldo de la garantía, intereses causados, intereses pagados y saldo de intereses, a la fecha que indiques. Es el mismo saldo que muestra el recibo. Los anticipos y lo liquidado restan, así que el saldo de un trabajador ya liquidado es cero.

Parámetros: fecha, trabajador y departamento (todos opcionales).

Vacaciones

Por trabajador: años de servicio, períodos causados, días de vacaciones ganados, días de bono vacacional, días disfrutados, días pendientes y la fecha del último disfrute. Sale del libro de vacaciones: un período aparece como ganado cuando su corrida de vacaciones ya se calculó.

Parámetros: fecha, trabajador y departamento (todos opcionales).

Historial salarial

Los salarios mensuales que empezaron a regir en un rango de fechas, con el salario anterior, la variación en bolívares y en porcentaje, y el motivo. El primer salario de cada persona sale como «Salario de ingreso». Sirve para revisar un aumento general y para los cambios de salario que se notifican al IVSS por TIUNA.

Parámetros: vigentes desde y hasta (obligatorios), trabajador y departamento (opcionales).

Retenciones de ISLR por trabajador y mes

Por trabajador y mes del año: RIF, remuneración gravable, ISLR retenido y porcentaje efectivo. Sale del mismo acumulado que produce el ARC, así que lo que veas aquí es lo que dirá el ARC.

Parámetros: año fiscal (obligatorio), trabajador (opcional).

Rotación: ingresos y egresos

Quién ingresó y quién egresó en un período, con la fecha, el departamento, el cargo y, en los egresos, la causa. El subtotal de cada grupo cuenta las personas. Sirve para los movimientos de TIUNA (formas 14-02 y 14-03) y para el indicador de rotación.

Parámetros: desde y hasta (obligatorios), departamento (opcional).

Cómo cuadran entre sí

Si los reportes no cuadran entre sí, algo está mal en los datos, no en el reporte. Para una misma corrida:

Este total	Es igual a
Neto a pagar del Resumen de la corrida	Total de la Relación de pagos por banco (más los netos en cero o negativos, que no se pagan) y total del archivo del banco
Asignaciones, deducciones y aportes del Resumen	Columnas Asignación, Deducción y Aporte patronal del Detalle de conceptos
Asignaciones del Resumen	Subtotales Asignación + No salarial + Pago de libro de los Totales por concepto
Deducciones del Resumen	Subtotal Deducción de los Totales por concepto

Y para un período:

Este total	Es igual a
Total trabajador y total patrono de Aportes y retenciones legales del mes	Deducciones y aportes del Resumen de las corridas pagadas ese mes, si no hubo otras deducciones como préstamos, embargos o cuota sindical
ISLR retenido del Acumulado anual	ISLR retenido de Retenciones de ISLR del mismo año
Neto del año de un trabajador en el Acumulado anual	Suma de sus netos en los Resúmenes de las corridas completadas del año

Copiar un reporte para adaptarlo

Los 14 reportes son del sistema: los mantiene DC GEEKS y llegan con cada versión de la nómina. Para cambiarle columnas, filtros o el diseño del Excel, no lo edites: cópialo. En el Diseñador de reportes, abre el reporte y pulsa Copiar a mi empresa (en el engranaje). Si dejas vacío Código nuevo, tu copia reemplaza al original: el mismo menú de nómina abre tu versión desde ese momento, y una actualización de FINORA no la toca. Si borras o desactivas la copia, vuelve a ejecutarse el original.

Copiar y editar un reporte lo hace quien tiene el Diseñador de reportes, normalmente Contabilidad o el administrador del sistema. El paso a paso está en Personaliza un reporte del sistema, dentro de FINORA Reportes; lo que hay que saber de las consultas está en el informe técnico.

Si algo sale mal

Lo que pasa	Qué hacer
El reporte sale vacío	La corrida está anulada, el período no tiene corridas completadas o el filtro (departamento, trabajador) no tiene datos
Un trabajador sale sin cédula o con otro nombre	Completa sus Datos legales en Trabajadores
Un trabajador sale en Sin cuenta bancaria	Registra su cuenta en el tercero, en Cuenta bancaria
«El reporte tardó más del tiempo máximo»	Acota las fechas o filtra por departamento
No ves Reportes de nómina en el menú	Pide a tu administrador que te dé el módulo de Nómina en tu rol

Qué sigue

• Las declaraciones del mes.
• El ARC del año.