Documentos y su ciclo de vida

En iDempiere hay dos clases de registros:

• Datos maestros: socios del negocio, productos, cuentas contables, trabajadores. Se crean y se modifican.
• Documentos: órdenes, facturas, pagos, entregas, recepciones, asientos, corridas de nómina. Tienen un ciclo de vida: nacen como borrador, se completan y, a partir de ahí, ya no se editan.

Entender ese ciclo evita el error más costoso de un usuario nuevo: “arreglar” un documento completado como si fuera un borrador.

Estado del documento y acción del documento

Cada documento tiene dos campos clave:

• Estado del documento (Document Status, DocStatus): dónde está hoy.
• Acción del documento (Document Action, DocAction): el valor que, elegido en el diálogo Acción (se abre con el botón Proceso de la barra de herramientas), mueve el documento al estado siguiente.

Estados

Código	Estado	Qué significa	¿Se puede editar?
DR	Borrador	Recién creado o reabierto	Sí
IP	En proceso	Preparado, pero no completado (por ejemplo, falló una validación al completar)	Sí
WP / WC	Esperando pago / Esperando confirmación	Completado a la espera de un evento externo	Parcialmente
AP / NA	Aprobado / No aprobado	Resultado de un flujo de aprobación	Según el caso
CO	Completado	Vigente: afecta inventario, saldos y contabilidad	No
CL	Cerrado	Completado y cerrado definitivamente (por ejemplo, una orden con saldo que ya no se entregará)	No
VO	Anulado	Sin efecto	No
RE	Reversado	Compensado por un documento inverso	No
IN	Inválido	No se pudo procesar	Sí

Acciones

Código	Acción	Resultado
PR	Preparar	Valida el documento sin completarlo (en FINORA LVE, por ejemplo, calcula las retenciones en borrador para revisarlas)
CO	Completar	Valida, registra los efectos y deja el documento en Completado
AP / RJ	Aprobar / Rechazar	En documentos con aprobación
VO	Anular	Deja el documento sin efecto. Solo si el período sigue abierto y el documento no tiene dependencias que lo impidan
RC	Reversar – corregir	Crea un documento espejo con la misma fecha del original
RA	Reversar – devengar	Crea un documento espejo con la fecha actual (útil si el período del original ya cerró)
RE	Reactivar	Devuelve un documento completado a borrador (solo algunos tipos, como las órdenes)
CL	Cerrar	Cierra definitivamente
PO	Contabilizar	Genera o regenera el asiento contable

La lista de acciones que ves no es fija: depende del estado actual, del tipo de documento y de los permisos de tu rol. Si no ves Anular es porque el documento no lo admite en su estado o porque tu rol no tiene esa acción.

Por verificar en pantalla

Nombres en español de los estados y acciones tal como los muestra la traducción instalada (por ejemplo “Reversar – corregir” frente a “Revertir – Corregir”). Capturar el diálogo de acción de una factura completada.

Completar un documento

Usaremos como ejemplo la ventana Facturas y CxP (Proveedor).

1. Crea el documento con su cabecera y guárdalo.
2. Agrega las líneas en la pestaña de detalle y guárdalas.
3. Revisa los totales de la cabecera.
4. Pulsa el botón Proceso de la barra de herramientas. Se abre el diálogo Acción.
5. Elige Completar en la lista y pulsa Aceptar.
6. Verifica el resultado: el Estado del documento pasa a Completado, los campos se bloquean y, si tu rol ve la contabilidad, aparece el indicador de Contabilizado.

Captura pendiente

Diálogo de acción del documento con la lista desplegable mostrando Completar, Preparar y Anular

Si algo impide completar (falta la tasa BCV del día, el período está cerrado, una línea no tiene impuesto), el documento queda en Borrador o Inválido y el mensaje explica la causa. Corrige y vuelve a completar.

Anular o reversar: ¿cuál uso?

Situación	Acción recomendada
El documento tiene un error y su período está abierto	Anular y crear uno nuevo correcto
El período del documento ya cerró	Reversar – devengar: el reverso cae en el período actual
Debe quedar evidencia del documento y de su corrección en la misma fecha	Reversar – corregir
La factura ya tiene pagos asignados	Primero deshaz la asignación del pago (Tesorería), luego anula o reversa
El documento ya se declaró ante el SENIAT (por ejemplo, un comprobante de retención)	No se anula: el ajuste va en la declaración siguiente. Consulta a tu contador

Nunca borres un documento completado

Los documentos completados no se eliminan. Tampoco intentes “arreglarlos” cambiando datos por otras vías. La corrección siempre deja rastro: un reverso o una anulación con su motivo.

Documentos con aprobación

Algunos documentos (órdenes de compra por encima de un monto, corridas de nómina) pasan por un flujo de aprobación. Al completar, quedan En proceso hasta que el aprobador actúa. El aprobador ve la tarea en el gadget Actividades del tablero. Un principio de control: quien prepara no aprueba.

Documentos relacionados

Un documento suele generar otros: una orden de compra genera la recepción y la factura; una factura de compra en FINORA LVE genera los comprobantes de retención; una corrida de nómina genera su asiento contable. Con el botón Ir a (Zoom Across) de la barra ves y abres los documentos relacionados.

Video pendiente

Del borrador al completado, anular frente a reversar (5 minutos)

Resumen

• Maestro = se edita; documento = tiene ciclo de vida.
• Completar congela el documento y produce sus efectos.
• Las acciones disponibles dependen del estado, del tipo de documento y de tu rol.
• Error con período abierto: Anular. Período cerrado: Reversar – devengar.

Siguiente guía: Imprimir y exportar.