Registrar un trabajador y correr la nómina

En este tutorial registras a una trabajadora nueva, María Pérez, y corres su primera nómina quincenal con horas extra. Al terminar tendrás una corrida completada con su asiento contable, el recibo de pago en PDF y el archivo de abonos para el banco. Todos los datos son ficticios.

Qué debe estar listo antes (lo hace el administrador una sola vez)

• Datos laborales de la organización: N° patronal IVSS, riesgo IVSS, código BANAVIH de 20 dígitos, INCES.
• Cuentas contables de nómina: cada cuenta lógica asociada a su cuenta del plan. El botón Preparar cuentas contables de nómina lo hace en un paso (cómo).
• La estructura de nómina estándar de iDempiere: departamentos, cargos, la nómina quincenal y sus períodos del año, y el tipo de documento de nómina.
• La Unidad Tributaria vigente y, para las quincenas que pagan cestaticket o bonos indexados, la tasa BCV aprobada de la fecha de pago. Sin ella, Calcular nómina se detiene con Falta tasa BCV fecha valor …: el cestaticket y los bonos indexados en USD se pagan a esa tasa.
• El período contable abierto.

Si falta algo, el sistema lo dice al calcular o al completar, con la lista de lo que falta.

El principio de control de la nómina es que quien calcula no aprueba: si tu empresa definió roles separados para calcular (partes 1 a 3) y para completar (parte 4), cada parte la hace la persona con el rol correspondiente. Las capturas de este tutorial se tomaron con un único rol administrador de una empresa de prueba.

Nombres del menú

Varias capturas muestran los nombres anteriores de las ventanas, con «(LVE)» al final (por ejemplo, Trabajadores (LVE)). Hoy el menú Nómina dice Trabajadores y Corridas de nómina, sin ese sufijo: son las mismas ventanas.

Parte 1. Registrar a la trabajadora

La trabajadora se registra en dos lugares: como tercero (la persona, con su cuenta bancaria) y como trabajador (la relación laboral).

1.1 El tercero

1. Abre Tercero y pulsa Nuevo.
2. Llena Código EMP-0001, Nombre María Pérez y elige Estándar en Grupo de Tercero (es el único valor disponible).
3. En Número Identificación escribe la cédula V-00.000.001 (el prefijo V ya indica que es una cédula; no hay un campo separado de Tipo de identificación).
4. Marca la casilla Empleado y desmarca Cliente. Guarda.
5. En la pestaña Cuenta Bancaria, pulsa Nuevo y trabaja en la vista de lista (la vista de formulario de esta pestaña muestra los campos de tarjeta de crédito, no los del banco): elige el Banco y el Tipo de Cuenta Bancaria, escribe el No. De Cuenta de 20 dígitos y, en Nombre, el titular. Guarda.

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Tercero de María Pérez, con la cédula de ejemplo y la casilla Empleado marcada.

1. 1Casilla Empleado marcada

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Caution

Sin la cuenta de 20 dígitos, el Archivo de pago al banco rechaza a la trabajadora al final del proceso. Cárgala ahora.

1.2 La ficha laboral

1. Abre Trabajadores (menú Nómina) y pulsa Nuevo en la pestaña Trabajador.
2. En Tercero elige María Pérez. Escribe Nombre María, Apellidos Pérez, Cédula 00000001 y N° asegurado IVSS.
3. Llena Fecha de ingreso 01/09/2026, Departamento Administración, Cargo Analista y Nómina Quincenal; si se usa, Centro de costo. Guarda.

El Cargo depende del Departamento

La lista de Cargo solo muestra los cargos que tienen asignado el mismo Departamento que elegiste un momento antes (regla del núcleo de iDempiere, AD_Val_Rule 52011 sobre HR_Employee.HR_Job_ID — no es un filtro de FINORA LVE). Si cambias el Departamento y el Cargo desaparece de la lista, es porque ese cargo no tiene asignado el nuevo departamento, no porque se haya borrado. Un cargo sin Departamento nunca aparece, y el guardado falla con “Llenar campos obligatorios: Cargo” sin más explicación.

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1. 1Fecha de ingreso
2. 2Cargo, elegido del desplegable (requiere elegir Departamento primero)

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1.3 Datos legales

1. Abre la pestaña Datos legales. Como la trabajadora todavía no tiene datos legales, la pestaña abre un registro nuevo con Nacionalidad Venezolano, Tipo de contrato Tiempo indeterminado, Tipo de salario Fijo y Jornada Diurna ya propuestos. Cámbialos si no corresponden.
2. Escribe Primer nombre MARIA y Primer apellido PEREZ (y el segundo nombre y apellido, si los tiene). Los nombres van sin comas: así salen en el archivo de BANAVIH.
3. Llena Fecha de nacimiento.
4. Si las prestaciones van a un fideicomiso, marca Fideicomiso y llena Banco fiduciario. Guarda.

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Los datos legales de la trabajadora, guardados.

1. 1Nacionalidad
2. 2Nombres y apellidos, sin comas
3. 3Tipo de contrato, tipo de salario y jornada

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Sin datos legales no hay declaraciones

Los archivos de BANAVIH, IVSS y SENIAT toman de aquí la nacionalidad, los nombres y los apellidos. Si faltan, la declaración del mes se detiene con Faltan los datos legales (nacionalidad, cédula, nombres y apellidos) de y el nombre de la trabajadora.

1.4 Salario

En la pestaña Historial de salario (si está vacía, abre ya un registro nuevo): Válido desde 01/09/2026 y Salario mensual 180.000,00. Guarda.

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El salario normal mensual, vigente desde la fecha de ingreso.

1. 1Válido desde
2. 2Salario mensual: el salario normal

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Salario normal, no solo el básico

Salario mensual es el salario normal (LOTTT art. 104): el del contrato más los componentes habituales. Si registras solo el básico, las utilidades se calculan cortas. Un aumento se registra como una fila nueva con su fecha, nunca modificando la anterior.

1.5 AR-I (retención de ISLR)

1. En la pestaña AR-I, pulsa Nuevo.
2. Año fiscal 2026, Versión 0, Fecha de entrega la fecha en que la trabajadora entregó la AR-I.
3. Remuneración anual estimada según su declaración (2.160.000,00 en el ejemplo); Modo de desgravamen Desgravamen único (si elige el detallado, llena Desgravámenes detallados); Cargas familiares 0.
4. Guarda. El sistema calcula % de retención y deja el detalle en Cálculo.

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La AR-I con el porcentaje de retención que calculó el sistema. El año fiscal se muestra con separador de miles («2.026»).

1. 1Remuneración anual estimada
2. 2% de retención, calculado por el sistema

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La parte 1 en un minuto: el tercero marcado como Empleado y su ficha en Trabajadores (trabajadora ficticia). Sin sonido: los pasos aparecen en pantalla.

Parte 2. Crear la corrida y cargar las novedades

1. Abre Corridas de nómina y pulsa Nuevo en la pestaña Corrida.
2. Nombre Quincena 2 de septiembre 2026; Tipo de documento el de nómina (en la instalación de prueba se llama Payroll); Tipo de corrida Ordinaria; Nómina Quincenal; Período el de la segunda quincena de septiembre (2026-09 Q2).
3. Fecha contable y Fecha de pago: 30/09/2026. Opcional: en Solo trabajador elige a una persona para calcular solo su nómina (en el ejemplo, María). Vacío, la corrida incluye a todos los trabajadores de la nómina. Guarda. La corrida queda en Borrador.

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La corrida en borrador, restringida a la trabajadora del ejemplo con Solo trabajador.

1. 1Tipo de corrida
2. 2Período de la nómina
3. 3Solo trabajador (opcional)

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Ahora registra la novedad del período:

1. En la pestaña Movimientos, pulsa Nuevo. Corrida ya viene llena.
2. Trabajador: escribe el código del tercero (EMP-0001) y pulsa Tab. Se abre Información de Tercero: borra el filtro Proveedor (viene en Sí, y una trabajadora no es proveedora), pulsa Enter para buscar otra vez y haz doble clic en la fila de la trabajadora.
3. Concepto: ASI_HE_DIURNA_Horas extra diurnas (escribe ASI_HE para encontrarlo rápido).
4. Cantidad: 6 (horas); Fecha: dentro del período (25/09/2026); marca Novedad.
5. Guarda. Repite para cada novedad (bono nocturno, feriados trabajados, inasistencias).

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Una novedad: 6 horas extra diurnas de la trabajadora.

1. 1Concepto de la novedad
2. 2Cantidad (horas)

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Los conceptos de novedad disponibles son horas extra diurnas y nocturnas, bono nocturno (en horas), feriado trabajado, descanso trabajado e inasistencia (en días). En la lista aparecen con su código delante: ASI_HE_DIURNA, ASI_HE_NOCTURNA, ASI_BONO_NOCTURNO, ASI_FERIADO_TRAB, ASI_DESCANSO_TRAB…

Las partes 2 a 5 de corrido: crear la corrida, calcular, completar y ver el recibo (trabajador ficticio, sin novedades). Sin sonido: los pasos aparecen en pantalla.

Parte 3. Calcular y revisar

1. Vuelve a la pestaña Corrida y pulsa Calcular nómina. En el diálogo, pulsa OK.
2. El sistema muestra un resumen en la línea de estado: trabajadores calculados, total de asignaciones, total de deducciones y neto. En el ejemplo: Calculados 1 trabajador(es): asignaciones 131112.52, deducciones 31661.93, neto 99.450,59.
3. Revisa la pestaña Movimientos: aparecen las filas calculadas (sueldo del período, horas extra, cestaticket, SSO, RPE, FAOV, ISLR y aportes patronales), cada una con su cantidad, base, tarifa y monto. La novedad sigue ahí, marcada como Novedad.
4. Imprime la pre-nómina: abre Recibo de pago, elige la Corrida de nómina y pulsa OK. Con la corrida en borrador, el recibo sale marcado PRE-NÓMINA.

El resumen del cálculo aparece en la línea de estado, sobre el formulario.

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Los movimientos calculados de la trabajadora. El cestaticket usa la tasa BCV de la fecha de pago (859,0629).

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¿Encontraste un error? Corrige la novedad o el dato del trabajador y pulsa Calcular nómina otra vez. Calcular se puede repetir: reemplaza los movimientos calculados y nunca toca las novedades que cargaste.

Parte 4. Completar (aprobación)

1. Quien aprueba abre la corrida y revisa el resumen y los movimientos.
2. Pulsa Completar nómina y, en el diálogo, OK.
3. El Estado pasa a Completo, se marca Procesado y Asiento de nómina muestra el diario contable generado. Se actualizan los libros de prestaciones, vacaciones y acumulados de ISLR.

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La corrida completada con su asiento de nómina.

1. 1Estado Completo
2. 2Asiento de nómina generado

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Si Completar se niega

• “Hay que calcular de nuevo”: alguien cambió un movimiento después del cálculo. Calcula otra vez.
• Faltan cuentas contables de nómina para: …: en Cuentas contables de nómina, pulsa Preparar cuentas contables de nómina o completa a mano las cuentas del mensaje (cómo).
• Cuenta controlada por documento: una cuenta de nómina no admite asientos manuales. La corrida queda en borrador; avisa a Contabilidad.

Parte 5. Recibos y pago

1. Recibos: abre Recibo de pago, elige la Corrida de nómina (y un Trabajador si quieres uno solo) y pulsa OK. Descarga el PDF: un recibo por trabajador con asignaciones, deducciones, neto, aportes patronales (informativos) y la mención del art. 106 de la LOTTT.
2. Archivo del banco: abre Archivo de pago al banco, elige la Corrida de nómina, la Cuenta a debitar de la empresa y el Formato del archivo. Pulsa OK y descarga el TXT. El resumen dice cuántos abonos tiene y su total: en el ejemplo, 1 abonos, Bs. 99450.59, igual al neto de la corrida.
3. Entrega el TXT a Tesorería para cargarlo en la banca en línea.

El recibo de la trabajadora de ejemplo, generado por Recibo de pago.

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Formato de banco de prueba

El formato de banco disponible hoy (banco-generico) es una plantilla de prueba: no corresponde a ningún banco. No lo uses en producción hasta que se configure el formato de tu banco.

Video pendiente

Tutorial completo: trabajadora nueva y nómina quincenal de principio a fin (12 minutos)

Si hay que anular

Una nómina completada no se borra. Quien aprueba pulsa Anular nómina: la corrida pasa a Anulado, su asiento se reversa y los acumulados de ISLR reciben la fila opuesta. Luego crea una corrida Complementaria o una nueva corrida correcta. Si la nómina ya se declaró al IVSS, BANAVIH o SENIAT, hará falta una declaración sustitutiva.

Resumen

1. Tercero con Empleado y cuenta de 20 dígitos.
2. Trabajadores: ficha, datos legales, salario normal y AR-I.
3. Corridas de nómina: corrida, novedades, Calcular nómina.
4. Quien aprueba revisa y pulsa Completar nómina.
5. Recibo de pago y Archivo de pago al banco.