Registrar una merma con acta

Se cayó una paleta, venció un lote, alguien se llevó algo, o la empresa usó mercancía propia. Esa mercancía tiene que salir del inventario, y la forma en que sale importa.

En Venezuela, un faltante que no puedes justificar se trata como si lo hubieras vendido: paga IVA (Ley del IVA, art. 4, numeral 3). Por eso FINORA pide un motivo para cada salida y, cuando el motivo lo exige, el número y la fecha del acta que la soporta.

Elige el motivo

Motivo	Cuándo	¿Pide acta?	¿Paga IVA?
Daño o deterioro	Se rompió, se mojó, se dañó	Sí	No, con acta
Vencimiento	El lote venció	Sí	No, con acta
Robo o hurto con denuncia	Hay denuncia ante la autoridad	Sí	No, con acta
Merma natural del proceso	Evaporación, polvo, cortes	Sí	No, con acta
Consumo en el giro del negocio	Lo usó la empresa para trabajar	No	No
Traslado al activo fijo	Pasó a ser un equipo de la empresa	No	No
Autoconsumo o uso de socios y personal	Se lo llevó un socio o un empleado para uso propio	No	Sí
Muestras, obsequios y promoción	Se regaló	No	Sí
Faltante no justificado	No sabemos qué pasó	No	Sí
Error de registro o de conteo	Nunca existió: fue un error	No	No

La lista exacta está en Configuración › Motivos de merma y retiro. Si dudas entre dos motivos, pregúntale a tu contador antes de completar: después no se cambia.

Antes de empezar

• Tienes el acta firmada (o la denuncia, o el informe técnico), con su número y su fecha, si el motivo la pide.
• Sabes de qué ubicación sale la mercancía y cuántas unidades son.

Los pasos

1. Abre Almacén › Uso interno, mermas y retiros (la ventana se titula Inventario Uso Interno) y pulsa Nuevo (Alt+N).

2. En Tipo de Documento elige Merma y retiro. Elige el Almacén.

3. Elige el Motivo de merma o retiro. Si el motivo pide acta, llena Acta N.º y Fecha del acta. Pulsa Guardar (Alt+S).

4. En la pestaña Línea Inventario, Uso Interno pulsa Nuevo. Elige la Ubicación y el Producto, escribe en Cantidad Usada Internamente las unidades que salen y elige el Cargo que te indicó tu contador. Si el producto tiene lote o serie, elígelo en Instancia Conjunto de Atributos. Guardar.

5. Repite el paso 4 por cada producto del acta.

6. Vuelve a la cabecera, pulsa Proceso (Alt+O) y elige Completar.

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La cabecera de la merma: el tipo de documento, el motivo y los datos del acta (grupo FINORA).

1. 1El motivo: decide si hace falta acta
2. 2Número del acta
3. 3Fecha del acta

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Cuando el monto es alto: la aprobación del acta

Tu empresa puede fijar un monto (en dólares) a partir del cual una merma necesita aprobación. Si la superas, al completar verás El valor de la salida requiere la aprobación del acta. Entonces:

1. Avisa a quien aprueba (tu gerente de operaciones o el contador, según tu empresa).
2. Esa persona abre Análisis y libros › Aprobar acta de merma y elige el documento. Su rol debe tener un monto de aprobación suficiente.
3. Vuelve al documento y Completa.

Si algo sale mal

Mensaje	Qué hacer
Toda salida de inventario necesita un motivo de merma o retiro	Elige el motivo en la cabecera o en cada línea
El motivo exige acta: indique el número y la fecha del acta	Llena Acta N.º y Fecha del acta, o cambia a un motivo que no la exija si ese es el caso real
El valor de la salida requiere la aprobación del acta	Sigue los pasos de la aprobación de arriba

Qué pasa después

• La existencia baja y el costo de lo perdido va a contabilidad.
• Las salidas con motivo que paga IVA aparecen en Análisis y libros › Retiros gravados, para que el contador declare el débito fiscal.
• Todas entran en el registro mensual de entradas y salidas: ver Cierre mensual del art. 177.
• La merma no cuenta como venta para la reposición: el sistema no va a pedir más solo porque algo se rompió.