Planificar un viaje

Planificar es decidir qué sale, en qué vehículo y con quién. El viaje junta los despachos pendientes de un almacén, los convierte en paradas y, al prepararlo, comprueba que el vehículo y el chofer pueden hacerlo y calcula la ruta.

Antes de empezar

Necesitas vehículos, choferes y coordenadas registrados (Configurar la flota y los choferes), y despachos a clientes del almacén que todavía no estén en otro viaje.

Preparar un viaje: validación, ruta, hora estimada y guía, en menos de un minuto. Sin sonido: los pasos aparecen en pantalla.

Los pasos

1. Abre Transporte (FINORA) › Despacho › Viajes y crea un viaje. Indica el almacén de origen, la Salida planificada, el vehículo y el chofer. Si aplica, agrega el Ayudante y el transportista. El número del viaje lo pone el sistema (empieza por VJ-).

2. Guarda, pulsa el botón del engranaje (Proceso, Alt+O) y elige Agregar despachos pendientes. En Despachos hasta indica la fecha límite y, si repartes por una ruta fija, elige la Ruta maestra.

3. Lee el resultado: «Despachos agregados: N». Revisa la pestaña Paradas: hay una parada por dirección y, debajo, en Documentos, los despachos de cada una.

4. Ajusta lo que necesites mientras el viaje está Planificado: el orden de las paradas, la ventana horaria (Ventana desde y Ventana hasta, en formato HH:MM) y los Minutos de servicio de cada parada (15 por defecto).

5. En el engranaje, elige Acción del viaje y luego Preparar (asignar y rutear).

6. Si la preparación se rechaza, el mensaje lista todos los motivos a la vez. Corrige cada uno y vuelve a preparar; un rechazo no deja nada a medias.

7. Si se aceptó, el viaje queda Asignado con su distancia (Km planificados), su duración y la hora estimada de llegada a cada parada. Si tu empresa emite la guía al preparar (es el valor por defecto), pasa directo a Listo, guía emitida.

Cómo se ve

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Un viaje recién creado: todavía Planificado.

1. 1Salida planificada
2. 2Almacén de origen
3. 3Vehículo y chofer
4. 4Planificado: todavía se puede cambiar todo

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Las acciones del viaje están en el engranaje (Proceso).

1. 1Las acciones del viaje

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Después de «Agregar despachos pendientes»: una parada por dirección.

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Después de «Preparar»: validado, con ruta, hora estimada y guía.

1. 1Listo, guía emitida
2. 2Resultado de la validación
3. 3Distancia y duración de la ruta
4. 4Peso y volumen de la carga

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Qué agrega «Agregar despachos pendientes»

Los despachos a clientes del almacén del viaje con fecha de movimiento hasta Despachos hasta que no están en otro viaje activo, sean borradores, estén en proceso o completos. Con una ruta maestra, agrega primero las paradas habituales de esa ruta. Solo funciona con el viaje Planificado.

Las rutas maestras (Planificación › Rutas maestras) son recorridos fijos por almacén y días de la semana, con sus paradas habituales. En Días escribes los días con números, de 1 (lunes) a 7 (domingo): 135 es lunes, miércoles y viernes.

Qué revisa «Preparar»

Revisa	Rechaza si
El vehículo	No está disponible, o tiene un documento bloqueante vencido a la fecha del viaje
El chofer	No está disponible, no tiene licencia vigente del tipo que exige el vehículo, o tiene un requisito bloqueante vencido
La carga	El peso o el volumen de las paradas supera la capacidad del vehículo (con la tolerancia que configure tu empresa)
La compatibilidad	Hay grupos de carga incompatibles en el mismo compartimento (por ejemplo, alimentos con químicos)
El calendario	El vehículo o el chofer están en otro viaje que se solapa en horario

Un viaje sin ruta calculada todavía cuenta cuatro horas para detectar solapes.

Además te avisa, sin bloquear, de un documento por vencer, un producto sin peso, una parada sin coordenadas o una llegada planificada después de la ventana horaria.

La ruta y la hora estimada

Al preparar, el sistema calcula la ruta por las paradas en el orden en que están: distancia, duración y hora estimada de llegada a cada parada, sumando el tiempo de servicio y respetando las ventanas horarias. También puedes recalcularla con Calcular ruta (en el engranaje) mientras planificas. El sistema no reordena las paradas por su cuenta.

Si el servicio de rutas no responde, el viaje se prepara igual: la distancia se estima en línea recta y el viaje queda marcado como Ruta estimada. Cuando el servicio vuelva, pulsa Calcular ruta.

Para cambiar un viaje ya preparado

Cuando el viaje sale de Planificado, ya no se pueden cambiar el vehículo, el chofer, el ayudante, la fecha, el almacén, el transportista ni la ruta maestra, ni agregar, quitar o mover paradas y documentos. Para corregir:

1. Acción del viaje › Reactivar (solo desde Asignado o Listo, guía emitida). El viaje vuelve a Planificado y las guías emitidas quedan invalidadas.

2. Corrige lo que haga falta.

3. Acción del viaje › Preparar (asignar y rutear) otra vez.

Mientras un despacho pertenece a un viaje activo, nadie puede anularlo, reversarlo, reactivarlo ni borrarlo desde Despachos a clientes. Si el viaje no saldrá, Acción del viaje › Anular (desde Planificado, Asignado o Listo) libera sus despachos para otro viaje.

Errores frecuentes

Mensaje	Por qué	Qué hacer
«El viaje necesita al menos una parada»	No se agregaron despachos	Ejecuta Agregar despachos pendientes y revisa la fecha y el almacén
«No se puede asignar el vehículo o el chofer»	La validación falló; los motivos siguen en el mismo mensaje	Corrige cada motivo y prepara otra vez
«Documento del vehículo vencido»	Un documento bloqueante vence antes de la fecha del viaje	Renueva el documento en Vehículos › Documentos o usa otro vehículo
«El chofer no tiene licencia vigente del tipo exigido»	Falta la licencia que pide el tipo de vehículo, o venció	Registra la licencia correcta o cambia de chofer
«Requisito del chofer vencido»	El certificado médico u otro requisito bloqueante venció	Actualízalo en Choferes › Requisitos
«La carga excede el peso útil del vehículo (kg)» o «… el volumen útil del vehículo (m³)»	No cabe	Usa un vehículo mayor o reparte en dos viajes
«Grupos de carga incompatibles en el mismo compartimento»	Dos productos que no pueden viajar juntos	Sepáralos en otro viaje o compartimento
«El vehículo está en otro viaje a esa hora» o «El chofer está en otro viaje a esa hora»	Se solapa con otro viaje	Cambia la hora de salida, el vehículo o el chofer
«El viaje ya salió de planificación: reactívelo para cambiar vehículo, chofer, paradas o documentos»	El viaje ya no está Planificado	Reactívalo, corrige y prepáralo otra vez
«El despacho pertenece a un viaje activo»	Intentas anular o modificar un despacho que va en un viaje	Quítalo del viaje (reactivando) o anula el viaje
El viaje quedó con Ruta estimada	El servicio de rutas no respondió, o faltan coordenadas	Geocodifica y pulsa Calcular ruta

Siguiente paso

Con el viaje Asignado o Listo, revisa la guía de despacho.