Expediente de importación

Una importación tiene muchos papeles y muchos plazos: la orden al proveedor del exterior, el embarque, los contenedores, la declaración de aduanas (DUA), la liquidación de impuestos, el levante, el transporte al almacén y las facturas de naviera, agente y transporte. El expediente de importación los reúne en un solo lugar, te avisa antes de que venza un plazo y, al final, te dice cuánto te costó de verdad cada producto puesto en tu almacén.

Este tutorial es la versión sencilla, de principio a fin. Cada parte dice qué abrir y qué llenar.

Antes de tu primera importación (lo decide tu contador)

Para que el flete, el arancel y los demás gastos sumen al costo de los productos, la empresa debe usar el método de costeo Promedio por factura. Con el método Estándar, esos gastos no llegan al costo del producto: se van a una cuenta de ajuste. Pregúntale a tu contador antes de recibir la primera importación: después ya no es un cambio sencillo.

Antes de empezar

• La orden de compra al proveedor del exterior existe (ver Orden de compra y su aprobación).
• Cada producto tiene su código arancelario de 10 dígitos, su peso y su volumen (ficha del producto, grupo Importación y planificación (FINORA)). Sin código arancelario no hay preliquidación; sin peso no se puede repartir el flete.
• Existe la tasa BCV de las fechas con que vas a trabajar.

Recorrido por un expediente: la cabecera y los costos estimados que creó la plantilla del Incoterm. Sin sonido: los pasos aparecen en pantalla.

Parte 1. Abrir el expediente

1. Abre Importaciones › Expedientes de importación y pulsa Nuevo (Alt+N).

2. Llena lo que ya sabes: el proveedor del exterior, la moneda, el almacén de destino, el Incoterm (por ejemplo FOB) y el Lugar convenido, el Modo de transporte, el Puerto de entrada (búscalo por nombre o por su código, como VELAG para La Guaira) y las fechas Zarpe estimado y Arribo estimado. Guardar (Alt+S).

3. Abre la orden de compra y, en el campo Expediente de importación, elige este expediente. Guardar. Haz lo mismo con cada orden de esta importación.

12

El expediente: proveedor, Incoterm y puerto de entrada. Más abajo en la misma ficha están las fechas, la DUA, el estado y el próximo plazo.

1. 1El Incoterm: decide qué costos paga el comprador
2. 2El puerto de entrada, buscado por nombre o código UN/LOCODE

✕

El Estado del expediente se calcula solo según lo que vas llenando: Borrador → Ordenado → Embarcado → Arribado → Declarado → Pagado → Levante → Recibido → Costeado → Cerrado. No se escribe a mano.

Parte 2. Los plazos que no puedes perder

Con la fecha de llegada, FINORA calcula los plazos de la Ley Orgánica de Aduanas y los muestra en Próximo plazo:

Plazo	Cuándo
Se abre la declaración anticipada (DAI)	15 días antes de la llegada
Vence la DAI	2 días antes de la llegada por mar; 1 día por aire o tierra
Permisos listos	25 días hábiles antes de la llegada
Vence la DUA	5 días hábiles después de la llegada
Abandono legal	30 días después de la llegada sin declarar ni retirar

Corre Importaciones › Alertas de importación cuando quieras, o pídele al administrador que active el aviso diario: te llega a la campana de avisos cuando un plazo vence en 3 días hábiles o menos.

Si un producto necesita permiso o licencia (por ejemplo, equipos de telecomunicaciones), regístralo en Importaciones › Permisos y licencias y revísalo con Importaciones › Verificar permisos.

Parte 3. Estimar el costo antes de que llegue

1. Importaciones › Aplicar plantilla Incoterm, con tu expediente. FINORA crea en la pestaña Costos estimados una fila por cada gasto que te toca pagar según el Incoterm (con FOB: flete, seguro, puerto, arancel, tasa, IVA de importación, agente, almacenaje y transporte nacional).

2. En Costos estimados, escribe el Monto estimado de cada gasto (la cotización del flete, la del agente…).

3. Importaciones › Estimar costo en destino en las OC: reparte cada estimado entre los productos de las órdenes (el flete por peso, el seguro por valor…).

4. Importaciones › Preliquidación aduanera: calcula por código arancelario el valor en aduana, el arancel, la tasa y el IVA de importación que esperas pagar. Lo ves en Líneas de la DUA.

Los costos que creó la plantilla del Incoterm FOB, con montos estimados ficticios. El arancel, la tasa y el IVA los calcula la preliquidación.

✕

Es una estimación: lo que liquide la aduana siempre prevalece.

Parte 4. Recibir y liquidar

1. Cuando llegue la mercancía al almacén, se recibe como siempre: Recibir mercancía. La recepción queda ligada al expediente.

2. Cuando la aduana liquide, llena en el expediente DUA N.º, Fecha de registro de la DUA, Pago en aduana, Levante y la Tasa aduanera (la tasa de cambio que aplicó la aduana). En Líneas de la DUA carga los montos que liquidó la aduana.

3. Importaciones › Crear factura de liquidación aduanera: FINORA prepara, en borrador, una factura de proveedor a nombre de la Aduana con el arancel, la tasa y el IVA de importación. Revísala con tu contador antes de completarla.

4. Registra las facturas de naviera, agente, transporte y almacén como facturas de compra normales. En cada línea elige el expediente y el concepto de costo.

5. Importaciones › Aplicar costo en destino: liga esas facturas a las recepciones. Al completar cada factura, el costo real se reparte entre los productos recibidos.

El orden importa

Primero concilia la factura de la mercancía con su recepción, y después completa las facturas de costo (naviera, agente, transporte). Si lo haces al revés, la diferencia queda en una cuenta de variación y no en el costo del producto.

Parte 5. Comparar y cerrar

• Importaciones › Costo estimado vs real te muestra, por concepto, lo estimado y lo real en bolívares y en dólares, la diferencia y el factor de nacionalización (cuánto sube el costo respecto del valor FOB: 1,35 quiere decir que traer la mercancía costó 35 % más que su precio en origen).
• Importaciones › Cerrar expediente cuando todo está recibido, facturado y completado. Un gasto que llegue después exige reabrirlo, y solo lo reabre alguien con monto de aprobación suficiente.

Si algo sale mal

Mensaje	Qué hacer
Productos sin código arancelario	Asigna el código de 10 dígitos a los productos de la lista
Código arancelario inválido…	El código debe tener los 10 dígitos de la subpartida nacional
Productos sin peso o volumen…	Llena el peso y el volumen en la ficha de esos productos
El expediente no tiene recepciones completadas	Recibe la mercancía antes de aplicar el costo real
No hay tasa de cambio BCV para esa fecha	Pide a contabilidad que cargue y apruebe la tasa del día
El expediente de importación está cerrado o anulado	Pide que lo reabra quien tenga monto de aprobación
Número de contenedor inválido…	Revisa el número del contenedor: las 4 letras, los 6 números y el dígito de control

Para tu contador

FINORA no cambia tu método de costeo ni inventa tasas: si falta la tasa BCV de una fecha, lo dice y no continúa. Cómo tratar el IVA de importación en el libro de compras y qué fecha usa la aduana para convertir son decisiones de tu contador y de tu agente de aduanas.

Qué sigue

• El contador revisa el costo y el registro mensual: Cierre mensual del art. 177.