Crear, modificar y eliminar registros

En esta guía registras un proveedor nuevo, lo corriges, aprendes a deshacer un cambio y a copiar un registro, y ves por qué casi nunca se elimina nada en un ERP. El ejemplo es un proveedor venezolano, así que verás también las validaciones de RIF de FINORA LVE.

Crear un registro

1. Abre la ventana Tercero (Business Partner) con Alt + G o desde el menú.

2. Pulsa Nuevo en la barra de herramientas. El formulario queda vacío con algunos valores propuestos (grupo empresarial, organización, grupo de tercero por defecto).

3. Llena los campos obligatorios:

   • Código (Search Key): un código corto y único, por ejemplo PROV-0001. Si tu empresa usa numeración automática, déjalo vacío y el sistema lo asigna al guardar.
   • Nombre: Comercial Ejemplo, C.A.
   • Grupo de Tercero: el que corresponda, por ejemplo Proveedores nacionales.

4. Llena los datos fiscales (agregados por FINORA LVE):

   • Número Identificación (Tax ID): J-00000000-0.
   • Condición IVA: Ordinario, Formal o No sujeto.
   • Tipo de persona: se completa solo a partir del RIF (J → persona jurídica domiciliada).
   • % retención IVA: 75 por defecto; 100 solo en los casos que indique tu contador.

5. Marca la casilla Proveedor. Aparece la sección Información del proveedor, con la condición de pago y la lista de precios de compra.

6. Pulsa Guardar. La barra de estado muestra “Registro guardado” y el RIF queda normalizado sin guiones (J000000000).

Captura pendiente

Formulario Tercero con un proveedor de ejemplo, campos fiscales de FINORA LVE llenos y la casilla Proveedor marcada

Después de guardar la cabecera, completa las pestañas de detalle: al menos una Ubicación (dirección fiscal) y un Contacto. Cada pestaña de detalle se guarda por separado.

Mensajes de validación

Cuando algo no cumple una regla, el sistema no guarda y te lo dice. Los mensajes más frecuentes:

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
“Complete los campos obligatorios: …”	Falta un dato obligatorio	Llena el campo indicado
“Registro duplicado” o “ya existe”	El código u otro dato único ya está usado	Busca el registro existente antes de crear otro (guía 9)
“RIF con formato inválido: …”	El RIF no tiene la forma letra + 8 dígitos + dígito verificador	Corrige el RIF
“Indique la condición frente al IVA …”	Un tercero con RIF necesita su condición IVA	Elige Condición IVA
“El % de retención de IVA solo puede ser 75 o 100”	Valor fuera de la norma	Usa 75 o 100

Lee el mensaje completo: casi siempre dice qué campo corregir.

Captura pendiente

Mensaje de error RIF con formato inválido al intentar guardar un socio del negocio

Modificar un registro

1. Busca el registro (guía 5) y ábrelo en vista de formulario.
2. Cambia el campo. La barra de estado indica que hay cambios sin guardar.
3. Pulsa Guardar.

Si cambias de registro o de pestaña sin guardar, el sistema te pregunta si quieres guardar. Responde con cuidado.

Nota

En muchas tablas, cada modificación queda en el historial de cambios con tu usuario, la fecha, el valor anterior y el nuevo. No hay cambios “invisibles”.

Deshacer cambios

Si te equivocaste y aún no has guardado, pulsa Deshacer cambios. El registro vuelve a como estaba en el servidor. Después de guardar, “deshacer” significa volver a editar el campo con el valor anterior (puedes consultarlo en el historial del registro).

Copiar un registro

Copiar ahorra tiempo cuando el registro nuevo se parece a uno existente, por ejemplo una segunda sucursal del mismo proveedor o un producto de la misma familia.

1. Abre el registro modelo.
2. Pulsa Copiar. Se crea un registro nuevo, sin guardar, con los mismos valores.
3. Cambia lo que debe ser distinto: como mínimo el Código y el Nombre.
4. Pulsa Guardar.

Precaución

La copia arrastra todos los datos, incluidos los fiscales. Revísalos: copiar un proveedor Ordinario para crear uno Formal sin cambiar la condición IVA provoca retenciones indebidas.

Para copiar documentos (una orden o una factura con sus líneas), muchas ventanas tienen el botón de proceso Copiar líneas (Copy From), que trae las líneas de otro documento.

Eliminar un registro

La regla práctica es: en un ERP casi nada se elimina.

• Datos maestros sin movimientos (un proveedor que creaste por error hace cinco minutos): puedes pulsar Eliminar. El sistema pide confirmación.
• Datos maestros con movimientos (un proveedor con facturas): no se pueden eliminar. Desmarca Activo: el registro deja de aparecer en las listas, pero su historia se conserva.
• Documentos completados (facturas, pagos, nóminas): nunca se eliminan. Se anulan o se reversan (guía 6).
• Libros legales de FINORA LVE (acumulados de ISLR, prestaciones, vacaciones): el sistema rechaza cualquier borrado o edición. Es intencional.

Video pendiente

Crear un proveedor, corregir un error de RIF, copiar y desactivar (4 minutos)

Ejercicio

1. Crea el proveedor de ejemplo con un RIF mal escrito (J-123) y lee el mensaje.
2. Corrígelo y guarda.
3. Cópialo para crear Comercial Ejemplo Oriente, C.A. con otro código.
4. Desmarca Activo en la copia y guarda.

Resumen

• Nuevo → llenar → Guardar; los obligatorios bloquean el guardado.
• Los mensajes de validación indican el campo a corregir.
• Deshacer cambios solo funciona antes de guardar.
• Copiar acelera el trabajo, pero revisa todo lo copiado.
• No se elimina: se desactiva un maestro y se anula o reversa un documento.

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