Buenas prácticas del usuario

Un ERP es tan bueno como los datos que se le cargan. Un proveedor duplicado divide su saldo en dos; una factura con la fecha equivocada cae en el período fiscal equivocado; un RIF mal escrito rompe el archivo de retenciones que se envía al SENIAT. Estas prácticas cuestan segundos y ahorran días.

1. Calidad de datos

• Busca antes de crear. Antes de registrar un socio o un producto, búscalo por nombre y por RIF o código en la ventana de información (guía 5). Prueba variantes: “Comercial Ejemplo”, “Com. Ejemplo”, “Ejemplo C.A.”.
• Escribe los nombres como en el documento legal. La razón social exacta que figura en el RIF, con su forma jurídica (C.A., S.A., S.R.L.). Evita abreviaturas propias.
• Llena los datos fiscales completos. RIF, condición IVA y dirección fiscal. Sin ellos, las retenciones y los libros salen mal.
• Usa las listas, no el campo Descripción. Si existe un campo para el dato (grupo, categoría, centro de costo), úsalo. Lo que se escribe en texto libre no se puede filtrar ni totalizar.
• Adjunta el soporte. La factura del proveedor, el contrato o la constancia van como adjunto del documento.

2. Cero duplicados

Si encuentras…	Haz esto
Un duplicado sin movimientos	Elimínalo o desactívalo, y avisa a quien lo creó
Un duplicado con movimientos	No lo borres. Desactiva el que sobra y reporta al administrador para que evalúe una fusión de registros
Dudas sobre cuál es el correcto	Pregunta al responsable de datos maestros antes de tocar nada

Nota

FINORA LVE valida el formato del RIF y lo guarda normalizado (sin guiones). Eso ayuda a detectar duplicados: el mismo RIF escrito con o sin guiones es el mismo valor.

3. Fechas y períodos

• Revisa la fecha de cada documento. La fecha de trabajo que eliges al ingresar se propone en todo. Si trabajas hoy en documentos de ayer, cambia la fecha del documento, no la de la sesión.
• Respeta el cierre. Cuando Contabilidad cierra un período, ya no se pueden completar documentos con fecha en él. Es intencional: los estados financieros y las declaraciones de ese mes ya se presentaron.
• Registra a tiempo. Una factura de compra registrada tarde puede perder el crédito fiscal del mes o generar una retención fuera de plazo.
• El Libro de Compras y el Libro de Ventas también se cierran. Con el libro de IVA cerrado, el sistema bloquea documentos de ese mes. Si de verdad hace falta un cambio, solo Contabilidad puede reabrirlo, con un motivo.

4. Documentos

• Completa lo que está listo y no dejes borradores olvidados. Revisa cada semana tus borradores con una consulta guardada.
• Nunca corrijas un completado a mano. Anula o reversa (guía 6).
• Un documento, una operación. No mezcles en una factura compras de dos proveedores ni de dos meses.

5. Seguridad

• Tu usuario es personal. No compartas la contraseña ni uses la de otra persona “solo por hoy”.
• Cierra la sesión en equipos compartidos.
• No exportes datos sensibles (salarios, cuentas bancarias, datos de clientes) fuera de las carpetas autorizadas.
• Si tu rol te permite ver algo que no deberías, repórtalo: también es un error.

6. A quién acudir

Tipo de problema	A quién
No puedo ingresar, olvidé la contraseña, me falta un rol o una ventana	Administrador del sistema de tu empresa
No sé cómo registrar una operación	Tu supervisor o el usuario clave (key user) de tu área
Un cálculo fiscal o contable me parece incorrecto (retención, IVA, asiento)	Contabilidad o el responsable fiscal
Un cálculo de nómina me parece incorrecto	El jefe de Recursos Humanos
El sistema muestra un error técnico que no se entiende	Mesa de ayuda de FINORA, con la captura del mensaje

Cómo reportar un problema para que se resuelva rápido

Incluye siempre:

1. qué intentabas hacer (por ejemplo, “completar la factura de compra 1000123”);
2. qué pasó (el texto exacto del mensaje o una captura de pantalla);
3. la ventana y el registro (nombre y número de documento);
4. tu rol y tu organización;
5. si se repite con otros registros.

Captura pendiente

Ejemplo de mensaje de error en la barra de estado de una factura, a modo de captura que se adjunta en un reporte a la mesa de ayuda

Precaución

Nunca incluyas tu contraseña en un reporte, en un correo ni en una captura de pantalla.

Lista rápida para el día a día

• Revisé Actividades en el tablero.
• Busqué antes de crear.
• Revisé la fecha y la organización del documento.
• Adjunté el soporte.
• Completé lo que estaba listo.
• Cerré la sesión al terminar.

Con esto terminas la ruta general. Ahora ve a la guía de tu rol en Guías de usuario.