Factura de compra con retenciones de IVA e ISLR

En este tutorial registras la factura de un proveedor de servicios, dejas que FINORA LVE calcule las retenciones de IVA e ISLR al completarla e imprimes el comprobante de retención para entregárselo. Todos los datos son ficticios.

El caso: tu empresa es sujeto pasivo especial y agente de retención. Contrata un servicio de mantenimiento a Servicios Ejemplo, C.A. (RIF J-00000000-0, persona jurídica domiciliada, contribuyente ordinario de IVA) por Bs. 10.000,00 más IVA 16 %.

Concepto	Cálculo	Monto (Bs.)
Base imponible	—	10.000,00
IVA 16 %	10.000,00 × 16 %	1.600,00
Total de la factura		11.600,00
Retención de IVA (75 %)	10.000,00 × 16 % × 75 %	1.200,00
Retención de ISLR (servicios, persona jurídica domiciliada, código 055, 2 %)	10.000,00 × 2 %	200,00
Neto a pagar al proveedor	11.600,00 − 1.200,00 − 200,00	10.200,00

Qué debe estar listo antes

• Perfil fiscal del contribuyente vigente en la fecha de la factura, con Agente de retención IVA y Agente de retención ISLR marcados.
• Unidad Tributaria vigente cargada.
• Tipos de retención, Reglas de retención y Conceptos de ISLR cargados (vienen con el paquete).
• Si la factura es en divisas: la tasa BCV de la fecha, importada y aprobada.
• El Libro de Compras del mes abierto.

Parte 1. Verificar el proveedor

La mitad de los errores de retención nacen en la ficha del proveedor.

1. Abre Tercero y busca Servicios Ejemplo (si no existe, créalo con la guía 4).
2. Revisa los datos fiscales:
   • Número Identificación: J000000000 (el RIF, sin guiones — el sistema lo guarda así);
   • Tipo de persona: Persona jurídica domiciliada;
   • Condición IVA: Ordinario;
   • % retención IVA: 75;
   • Concepto de ISLR por defecto: Servicios – persona jurídica domiciliada (055);
   • Exclusión de retención: vacío.
3. Confirma que la casilla Proveedor esté marcada y que tenga una Ubicación con su dirección fiscal.

Captura pendiente

Tercero Servicios Ejemplo con los campos fiscales de FINORA LVE: tipo de persona, condición IVA, porcentaje de retención y concepto de ISLR por defecto

Precaución

Si el proveedor fuera contribuyente formal, no se le retiene IVA. Si no estuviera inscrito en el RIF, la retención sería del 100 %. Confirma la condición con la consulta del portal del SENIAT antes de la primera compra.

Parte 2. Registrar la factura

1. Abre Facturas y CxP (Proveedor) (Purchase Invoice) y pulsa Nuevo.
2. En la cabecera:
   • Organización: la tuya;
   • Tipo de documento destino: Factura de proveedor (AP Invoice);
   • Tercero: Servicios Ejemplo, C.A.;
   • Fecha de facturación y Fecha contable: la fecha en que registras la factura. La fecha contable será la fecha de la retención y define la quincena de declaración;
   • N° documento del proveedor: 0000456 (el número impreso en su factura);
   • N° de control del proveedor: 00-00001234.
3. Guarda la cabecera.
4. En la pestaña Línea de factura, pulsa Nuevo:
   • Producto o Cargo: Servicio de mantenimiento;
   • Cantidad: 1; Precio: 10.000,00;
   • Impuesto: IVA 16 %;
   • Concepto de ISLR: se propone el del proveedor (055). Cámbialo solo si el servicio es de otro tipo.
5. Guarda la línea y vuelve a la cabecera. Verifica Total: 11.600,00.

Captura pendiente

Factura (proveedor) en borrador con el socio Servicios Ejemplo, fechas y los campos N° documento del proveedor y N° de control del proveedor llenos

Captura pendiente

Línea de factura con el servicio de mantenimiento, precio 10.000,00, IVA 16 % y el campo Concepto de ISLR con el código 055

Por verificar en pantalla

• Nombres en español de Tipo de documento destino, Fecha de facturación, Fecha contable y de la pestaña Línea de factura.
• Etiquetas de los campos de FINORA LVE en la factura: el paquete los define como Supplier Document No., Supplier Control No. e ISLR Concept, traducidos como N° documento del proveedor, N° de control del proveedor y Concepto de ISLR; y en el socio Default ISLR Concept (aquí Concepto de ISLR por defecto).
• Si existe un campo visible para la fecha del documento del proveedor o si se toma de la Fecha de facturación.

Casos especiales en la cabecera

Situación	Campo	Efecto
La factura no discrimina el IVA	IVA no discriminado	Se retiene el 100 % del impuesto implícito
La factura no cumple los requisitos	Motivo 100 %	Se retiene el 100 %
Viáticos, caja chica hasta 20 UT, servicio domiciliado, art. 146 del COT	Exclusión de retención	No se retiene. Úsalo solo con instrucción del área fiscal

Parte 3. Revisar y completar

1. Opcional: pulsa Proceso en la barra de herramientas, elige Preparar en el diálogo Acción y pulsa Aceptar. El sistema calcula las retenciones en borrador para que las revises antes de completar.
2. Pulsa Proceso en la barra de herramientas, elige Completar en el diálogo Acción y pulsa Aceptar.
3. La factura queda Completada. En la misma operación, FINORA LVE:
   • genera un comprobante de retención de IVA por 1.200,00 y otro de ISLR por 200,00;
   • les asigna un número con el formato AAAAMM + 8 dígitos (por ejemplo 20260900000001);
   • los asigna contra la factura, de modo que el saldo por pagar queda en 10.200,00;
   • contabiliza las retenciones en las cuentas de IVA retenido e ISLR retenido por enterar.

Si algo impide completar (falta el concepto de ISLR en una línea de servicio, falta la tasa BCV, el Libro de Compras del mes está cerrado), la factura no se completa y no se genera ninguna retención. Corrige y vuelve a completar.

Parte 4. Ver los comprobantes

1. En la factura, abre la pestaña Comprobantes de retención. Es de solo lectura.
2. Verás una línea por comprobante: tipo (IVA o ISLR), número con enlace, fecha, base, porcentaje, monto retenido en bolívares, estado y entrega. Debajo, el total retenido por tipo.
3. Un clic en el número abre el comprobante como documento.

Captura pendiente

Pestaña Comprobantes de retención de la factura con dos líneas, IVA 1.200,00 y ISLR 200,00, con sus números, porcentajes y enlaces PDF

Parte 5. Imprimir y entregar el comprobante

1. En la pestaña Comprobantes de retención, pulsa el enlace PDF del comprobante de IVA. También puedes usar el menú Fiscal › Retenciones e IGTF › Imprimir comprobante de retención y elegir el Comprobante de retención.
2. Revisa el PDF: número, agente y proveedor con sus RIF, fechas de emisión y entrega, período, número y control de la factura, total, base, impuesto causado e impuesto retenido. El de ISLR incluye además el concepto, el monto pagado o abonado, el porcentaje y el sustraendo.
3. Envíalo al proveedor (por correo, si así lo acordaron) o imprímelo por duplicado.
4. Registra la fecha de entrega en el campo de entrega del comprobante en la factura.

Captura pendiente

Comprobante de retención de IVA en PDF con número de 14 dígitos, datos del agente y del proveedor ficticios y los montos del ejemplo

Plazo de entrega

El comprobante de IVA se entrega a más tardar dentro de los 2 primeros días hábiles del período siguiente. Imprimir no cambia el comprobante: puedes reimprimirlo las veces que haga falta.

Por verificar en pantalla

Nombre del parámetro del proceso Imprimir comprobante de retención y del campo de entrega en la factura (el paquete lo define como Voucher Delivered On).

Video pendiente

Tutorial completo: factura de servicios, retenciones de IVA e ISLR y comprobante en PDF (10 minutos)

Qué pasa después

• Tesorería paga 10.200,00 y asigna el pago a la factura.
• El comprobante de IVA aparece en el Libro de Compras del mes y en el Archivo TXT de retenciones de IVA de su quincena.
• La retención de ISLR aparece en la Relación XML de retenciones de ISLR del mes.
• Tras declarar, el área fiscal usa Marcar retenciones declaradas. Desde ese momento el comprobante no se puede anular: cualquier ajuste va en la declaración siguiente.

Si te equivocaste

Situación	Qué hacer
Error detectado antes de entregar el comprobante y antes de declarar	Anula la factura (se anulan sus comprobantes) y regístrala de nuevo
El comprobante ya se entregó	No se anula: consulta al área fiscal, que emitirá un comprobante de ajuste
La retención ya se declaró	El ajuste va en la declaración siguiente

Resumen

1. Verifica los datos fiscales del proveedor.
2. Registra la factura con N° documento del proveedor, N° de control del proveedor y Concepto de ISLR en cada línea de servicio.
3. Completa: las retenciones se generan, se numeran, se asignan y se contabilizan solas.
4. Revisa la pestaña Comprobantes de retención, imprime el PDF y entrégalo a tiempo.