Contabilidad
En iDempiere la contabilidad no se registra a mano documento por documento: cada factura, pago, entrega o nómina que se completa genera su propio asiento según el esquema contable y las cuentas configuradas. El trabajo del área contable es asegurar que esa configuración sea correcta, revisar lo que el sistema contabiliza, registrar lo que no nace de un documento (ajustes, provisiones, depreciaciones) y cerrar los períodos.
Requisito previo: la ruta general, en especial las guías 6 (documentos) y 8 (reportes).
Conceptos que debes dominar
Sección titulada «Conceptos que debes dominar»| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Esquema contable (Accounting Schema) | Define moneda, plan de cuentas, método de costeo y dimensiones. En FINORA LVE la moneda contable es el bolívar (VES) |
| Combinación contable | Cuenta + dimensiones (organización, socio, producto, centro de costo, proyecto) |
| Contabilizado (Posted) | Indicador de cada documento: si ya generó su asiento |
| Hechos contables (Accounting Fact) | Las líneas de asiento generadas; se consultan, no se editan |
| Calendario y períodos | Año fiscal dividido en períodos que se abren y cierran por tipo de documento |
Tareas diarias
Sección titulada «Tareas diarias»| Tarea | Ventana o proceso |
|---|---|
| Revisar documentos no contabilizados y la causa del error | Gadget Actividades (documentos sin procesar), Contabilizar documentos no procesados (Client Accounting Processor) |
| Consultar el asiento de un documento | Botón Contabilizado / Consulta contable en el documento |
| Registrar asientos manuales (ajustes, reclasificaciones, provisiones) | Diario contable (GL Journal) |
| Verificar que exista la tasa BCV del día | Tasa de cambio (Conversion Rates), procesos Importar tasas BCV y Aprobar tasas BCV |
Tareas mensuales
Sección titulada «Tareas mensuales»| Tarea | Ventana o proceso |
|---|---|
| Revisar el Libro de Compras y el Libro de Ventas y su cuadre con las cuentas de IVA | Libro de Compras, Libro de Ventas, Resumen para la declaración de IVA |
| Cerrar los libros de IVA del mes | Cerrar libro de IVA (y Reabrir libro de IVA con motivo, si hace falta) |
| Conciliar cuentas por cobrar y por pagar contra el mayor | Antigüedad de saldos (Aging), Partidas abiertas (Open Items) |
| Revisar el asiento de la nómina (lo genera la corrida completada) | Diario contable, filtro por categoría Nómina |
| Registrar provisiones y depreciación | Diario contable; proceso de depreciación de activos si se usa el módulo de activos |
| Emitir el Libro Diario y el Libro Mayor | Libro Diario, Libro Mayor (Finanzas › Contabilidad VEN-NIF) |
| Cerrar el período | Control de períodos (Period Control), en la ventana Calendario, año y período |
Tareas anuales
Sección titulada «Tareas anuales»| Tarea | Ventana o proceso |
|---|---|
| Ajuste por inflación (BA VEN-NIF 2) | Índice de precios (INPC), Capas de origen (inflación), Ajuste por inflación (BA VEN-NIF 2), Hojas de ajuste por inflación |
| Estados financieros VEN-NIF | Crear estados financieros VEN-NIF |
| Libro de Inventarios | Libro de Inventarios |
| Cierre del ejercicio | Cierre de períodos y asiento de cierre según el procedimiento aprobado por el contador |
Registrar un asiento manual (resumen)
Sección titulada «Registrar un asiento manual (resumen)»- Abre Diario contable y pulsa Nuevo.
- Elige el tipo de documento, la categoría (por ejemplo Manual), la fecha contable y la descripción.
- En la pestaña de líneas, registra cada cuenta con su débito o crédito y sus dimensiones.
- Verifica que el total de débitos sea igual al de créditos.
- Completa el diario. Queda contabilizado.
Para corregir un diario completado, usa Reversar – corregir o Reversar – devengar (guía 6). Nunca lo modifiques.
Video pendiente
Registrar y completar un asiento manual de provisión (4 minutos)
El cierre de mes en orden
Sección titulada «El cierre de mes en orden»- Todos los documentos del mes están completados o anulados; no quedan borradores.
- No hay documentos sin contabilizar.
- Las tasas BCV del mes están completas y aprobadas.
- La nómina del mes está completada y su asiento revisado.
- Los libros de IVA cuadran con las cuentas de débito y crédito fiscal, y se cerraron.
- Las retenciones del mes se declararon y se marcaron como declaradas (rol Fiscal Venezuela).
- Se emitieron el Libro Diario y el Libro Mayor.
- Se cerró el período en Control de períodos.
Buenas prácticas del rol
Sección titulada «Buenas prácticas del rol»- Configura cuentas y reglas antes de que se registren documentos. Corregir cientos de asientos después cuesta mucho más.
- No marques como controladas por documento las cuentas que deben recibir asientos manuales, como las de la nómina.
- Documenta cada ajuste manual con una descripción clara y el soporte adjunto.
- Separa funciones: quien registra el ajuste no lo aprueba.