Cuadrar auxiliares contra el mayor

El auxiliar es la suma de las cuentas de los clientes de un producto; el mayor es la cuenta contable que las controla. Deben ser iguales. Esta guía te enseña a leer el semáforo cuando no lo son y a aprobar una diferencia justificada, con una segunda persona.

Antes de empezar

• Dos usuarios: la contadora y una aprobadora contable distinta.
• Todo lo que ves son datos ficticios de un banco de práctica. No uses estos ejemplos con clientes reales.

En desarrollo y con una salvedad

La vista Salud contable en vivo es parte de Conciliación Continua, en una rama de desarrollo del core. Además, en el banco de práctica el descuadre que veas depende de la parametrización de los productos, no de un error sembrado a propósito.

Paso a paso

1. Abre Cierre de auxiliares y filtra por la fecha contable.

   

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2. Cada fila compara auxiliar contra mayor. Verde: cuadra. Rojo: hay diferencia. Mira la columna de diferencia y la cuenta.

   

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3. Abre Salud contable en vivo. El bloque Auxiliar contra mayor muestra la misma comparación, al día y sin esperar al cierre.

   

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4. Si la diferencia está explicada (por ejemplo, una partida en tránsito), otra persona la aprueba con un motivo escrito. Quien encontró la diferencia no la aprueba.

   

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Cuadrar auxiliares contra el mayor. Grabado en un core de demostración con datos ficticios; sin sonido.

Qué pasa por dentro

Ejemplo con cifras ficticias, producto ahorro en bolívares:

	Monto
Auxiliar (suma de las cuentas de los clientes)	Bs 48.250,00
Mayor (cuenta de control)	Bs 48.000,00
Diferencia	Bs 250,00

Si hay Bs 250,00 de un depósito que aún no se contabilizó (en tránsito), la diferencia está explicada: semáforo ámbar. Si no hay nada que la explique, es rojo: un error real que hay que perseguir. Con Conciliación Continua esta comparación deja de esperar al cierre.

Si algo sale mal

Lo que ves	Por qué	Qué hacer
Todo en gris en la salud contable	No se pudo medir (por ejemplo, falta la línea base del auxiliar)	La nota bajo los indicadores dice qué falta
No puedes aprobar	Encontraste tú la diferencia	Correcto: la aprueba otra persona

Qué sigue

• Partida doble garantizada por la base de datos

Cómo se verificó esta guía

Los pasos se escribieron a partir del código de las pantallas del core (puesto: contadora, aprobadora contable). Las capturas y el video salen de ese guion, recorrido contra un core local con datos ficticios.