La conciliación en cuatro niveles

Conciliar es poner en una balanza de tres platos lo que se cobró (las ventas capturadas), lo que se compensó (lo que se presentó a cada marca) y lo que el procesador dice que recibió. Si los tres platos pesan lo mismo, el día está bien. Si no, hay una excepción que alguien tiene que explicar.

Los cuatro niveles

El Merchant concilia de lo grueso a lo fino:

Nivel	Qué compara
Archivo	El conteo, el monto total y la suma de verificación de cada archivo de compensación contra los registros que dice contener
Compensación	Que cada registro presentado esté en un archivo ya conciliado
Liquidación	Que la posición neta coincida con el bruto de sus registros
Transacción	Cada venta contra su registro en el archivo del procesador

En el nivel de transacción, la llave principal es la referencia de compensación (ARN). Si no está, se usa la combinación de referencia del adquirente (RRN), traza del terminal (STAN), terminal (TID) y monto, acotada al día: el STAN y el RRN se repiten con el tiempo, así que sin la fecha dos ventas distintas podrían parecer la misma.

Las excepciones

Excepción	Qué pasó	Causa típica
Capturada, no compensada	La venta está capturada pero no aparece en ningún archivo	El lote sigue abierto, o la venta no era elegible
Compensada, no capturada	El archivo trae algo que el sistema no capturó	Un registro de otra fuente, o un error de carga
Coincidencia duplicada	Una línea del procesador calza con más de una venta	Llaves repetidas fuera del día
Diferencia de monto	La venta y el registro existen, pero los montos no coinciden	Un ajuste, una propina o un error de captura

Cada excepción queda registrada para que la gestione una persona. El sistema no la «arregla» solo: su trabajo es hacerla visible.

El archivo del procesador

El procesador envía su propio archivo de resultados con una suma de verificación. El Merchant lo lee, lo cruza contra sus registros y marca el resultado del ciclo como cuadrado o con excepciones.

Conciliación con el core bancario

Cuando el Merchant envía sus asientos al core del banco, lo hace por micro-lotes asíncronos. La conciliación con el core tolera ese desfase de algunos minutos: un asiento que todavía no llegó no es una diferencia.

Lo que necesitas recordar

• Se concilia en cuatro niveles: archivo, compensación, liquidación y transacción.
• La búsqueda por STAN o RRN siempre va acotada al día.
• Las excepciones no se borran: se explican.

Para ver de dónde viene cada registro, repasa el ciclo del lote y el flujo del dinero.